구리시 클라우드 팩스서비스는 소상공인들의 어려운 경제 여건을 개선하는데 도움을 주고 정보화 취약 영세 사업장에 IT공유 기술을 전달하는 것으로 행정안전부 주관 주민생활 혁신 사례 확산 사업으로 선정됐다.
IT공유 기술을 활용한 팩스서비스
이메일과 카톡 등으로 문서를 주고받으면서 팩스 이용량은 급감했다. 시장은 보안성이 강한 팩스와 보안성은 약하지만 누구나 편리하게 문서를 주고받을 수 있는 이메일 등으로 양분돼 있다.
유료인 팩스와 무료인 이메일·카톡 등으로 나뉘어졌지만 아주 일부 문서는 여전히 팩스가 이용되고 있다. 주문, 신청서, 보험청구 등 법적인 의사표시 수단 문서들이 해당된다.
특히 소규모 시설, 소상공인 등은 팩스를 구입해서 운영하자니 사용량이 적어 고민이고, 팩스를 없애자니 불편해서 고민이다. 구리시는 이런 문제점을 해결하기 위해 IT공유 기술을 활용, 사용량이 적은 기관들이 공동으로 자원을 나눠 이용할 수 있도록 시스템을 구축했다.
빠른 전송, 비용 절감…두마리 토끼 잡아
클라우드 팩스로 전환한 사업자는 “한 건씩 보내야 하는 모바일팩스를 보완하고 여러 직원이 공유해 사용할 수 있으며, 컴퓨터에 있는 파일을 바로 보내는 장점이 있다”고 말했다. 실제로 다수의 기관에 팩스 문서를 보낼 때 기계 팩스는 1개 기관당 3~4분씩 걸리지만 클라우드 팩스는 주소록을 이용해 20개 기관에 보내도 1분이면 발송할 수 있다. 또한 5인 미만 소상공인들이 클라우드 팩스를 이용하면 매달 지출되는 통신비(1년 6만 ~10만 원)가 절감된다.
팩스 문서 출력도 사라져 잉크 및 종이 사용도 줄게 된다. 기존 팩스 기계는 스팸 팩스 문서가 들어와 원치않는 문서가 출력돼 잉크나 종이 사용이 아까워 팩스를 꺼두는 사업장이 많았다. 필요할 때만 전원을 켜서 이용하는 것이다. 클라우드 팩스는 스팸 팩스 차단도 쉽고 필요치 않은 문서가 들어와도 확인하지 않거나 출력 안 하면 된다. 팩스 송수신 내역도 서버에 자동으로 저장돼, 향후 당사자 간에 문서 수신 여부를 놓고 따지는 사례는 발생하지 않는다. 다툼의 소지가 원천적으로 없어지는 것이다.
추가로 개발해 운영해나갈 구리시 클라우드 팩스서비스는 현재 컴퓨터에서만 사용된다. 모바일 앱으로도 이용할 수 있도록 보완해 추진할 계획이다. 그러면 모바일팩스의 장점까지 흡수하는 서비스로 거듭날 것이다.
벤치마킹 시 유의점
1. 구리시 조례를 참조해 서비스 대상 범위를 더 넓혀서 제정하고, 보급 범위를 10인 미만 사업장으로 하는 게 사용층을 더 넓힐 수 있다.
2. 소상공인 간의 주소록을 공유 사용할 수 있도록 추진 시기부터 고려해야 한다. 공용주소록은 추진 단계부터 소상공인에게 “민간 문서유통의 수단으로 활용하기 위해 서로 공유하자”는 뜻을 충분히 안내한다면 민간 사업장 간에 문서유통 수단으로도 활용될 것이다.
3. 구리시는 시와 민간 사업자 간 소통 창구로 팩스를 이용하고 있다. 휴대폰 문자는 내용 전달이 어렵고, 홈페이지나 블로그는 직접적이지 못하지만 팩스는 소상공인에게 내용(공문)을 전달하기에 충분한 역할을 한다.
구리시 정보통신과 박은희 과장은 “기회가 된다면 IT 혜택을 누리기 어려운 소규모 사업장에 정보화시스템을 공유해 사용 가능한 많은 사업을 추진할 수 있도록 더 많은 기회를 주시기를 기대한다”면서 “이번 사업을 통해 구리시에서는 소상공인을 지원하는 사업을 더욱 발굴해 함께 상생하는 도시 행복특별시 구현을 위해 노력해나가겠다” 고 밝혔다.
