너무나 많은 보고서 유형… 늘 어려운 보고서 쓰기
보고서 종류는 다양하다. 얼핏 따져 보아도 공문서, 정책검토보고서, 계획서, 상황 보고서, 요약정리자료, 회의참고자료, 업무보고, 기관간 협의자료, 대국민 설명자료, 인사말씀자료 등등 여러 종류이다. 그럼에도 보고서 쓰기는 정형화되어 있지 않고 그만큼 쓰기도 쉽지 않다. 전편에서 보고서 잘 쓰기의 기본원칙으로 ‘소비자맞춤형, 핵심을 명확히하기, 필히 대안과 결론 제시, KISS원칙 견지, 쉽게 쓰기’ 등의 원칙을 제시한 바 있다.
보고서 쓸 때 피해야 할 10대 유형
그러나 오랜 공직생활을 하면서 접한 ‘피해야 하거나 잘못된 보고서’ 는 다음 10가지 유형들로 구분할 수 있었다. 첫 번째, (혼수상태형) 보고서를 쓰는 자신을 포함해서 보고받는 상사나 협조자 누구도 선뜻 이해가 안 가는 형태로, ‘두서가 없거나, 앞뒤가 맞지 않거나, 너무 복잡하거나. 어려운’ 보고서는 피해야 한다. 도대체 무엇을 이야기하고자 하는지, 왜 하고자 하는지, 또한 보고서를 읽는 상사나 동료가 무엇을 해야 하는지, 뭘 하라는 건지, 어떤 결정을 내려야 하는지를 담아내지 못하는 보고서는 꽝(?)이다. 결국 보고서 쓰기의 가장 기본은 보고서의 핵심을 명확히하는 것인데 논점이 불분명하거나 분명히 드러나지 않는 보고서는 찌라시(?)에 불과하다. 뭘 말하려는지 분명히하고 핵심을 명확히해야 한다.
두 번째, (단순무지형) 논리가 약하거나 엉성한 논리에 근거하는 보고서는 피해야 한다. 체계적 논리를 갖춘 보고서는 상대방을 설득하는 가장 강력한 무기이다. 특히 체계적으로 연결된 논리(구조화된 논리)도 중요하다. 보고서 내용의 각 부분(패러그래프)이 논리적으로 매끄럽게 연결되고 자연스럽게 이어질 때 그 논리가 명확히 전달될 수 있다. 작성자의 직관이나 경험에 의지하는, 그래서 논리적이지도 않고 체계적이지 않은 보고서는 너무 무모하다.
세 번째, (책임회피형) 더더구나 결론 없는 보고서는 피해야 한다. 보고했으니 결론은 상사가 알아서 하라는 책임 회피 식의 보고서에, 상사는 분노할 수밖에 없다. 이런 보고서는 회의에 참석한 많은 참석자나 상사의 아까운 시간을 낭비하는 주범이 된다.
네 번째, (외화내빈형) 보고서 작성시 ‘화려함의 유혹’ 에서 벗어나야 한다. 보고서 내용도 그저 그렇고 논리도 결론도 빈약하면서 온갖 미사여구를 동원하거나, 과도하게 오버액션하는 보고서는 피해야 한다. 손에 잡히는 것 없이 억지로 꾸며내거나 공허한 표현은 자제해야 한다. 알맹이 없이 겉모습에 치중하면 본질은 안 보이게 되고 보고서에 대한 신뢰가 떨어질 수밖에 없다.
다섯 번째, (객관성의 함정형) 현상이나 데이터를 단순히 나열하는 데 그치고 그 의미를 담지 않고 끝나는 경우(객관성의 함정)도 피해야 한다. 보고서는 연감이나 팩트북(Factbook)이 아니다. 보고서를 읽는 사람에게 “나는 정보를 전달했으니 그 의미는 당신이 알아서 하세요”라고 하는 것과 같다. 또한 분석이나 판단, 시사점 없이 데이터만 나열하는 것도 피해야 하지만, 데이터의 출처를 밝히지 않는다거나 데이터 간 비교를 잘못한다든가 하는 것도 금물이다.
여섯 번째, (물량으로 승부하는 형) 너무 많은 양의 보고서는 상사를 질리게 한다. 더더구나 상사가 알고 싶어 하는 내용은 결론 부분의 한두 패러그래프 정도인데 서론이나 본문에서 중언부언하면서 또한 중복을 거듭하면서 잔뜩 늘어지는 보고서는 가뜩이나 바쁜 상사를 짜증나게 한다. 너무 많은 내용은 상사의 눈에 절대 안 보임을 명심하라.
일곱 번째, (문법무시형) 오탈자나 틀린 데이터는 피해야 한다. 오탈자를 작은 실수라 치부할 수 있지만 보고서를 보는 사람에게는 신속하고 정확한 독해를 방해하는 걸림돌이 된다. 한두 개의 오탈자는 애교로 봐줄 수 있지만 여러 군데 나오기 시작하면 보고서에 대한 신뢰는 급전직하할 수밖에 없고, 보고서 작성자의 업무에 대한 애정과 관심에 의문을 갖게 되는 계기가 될 수밖에 없다.
여덟 번째, (짜깁기형) 보고서를 만들 때 가장 통상적인 방법은 기존의 보고서나 자료 등을 참고해서 일부만 마이너하게 수정하거나 짜깁기해서 완성하는 것이며 이런 방법은 가장 흔히 쓰는 용이한 보고서 만들기 방법이다. 그러나 달라진 여건이나 상황에 대한 고민이나 과거 자료에 대한 충분한 검토와 소화 없이 단순 짜깁기할 경우 큰 낭패를 볼 수 있다. 심지어는 작년 보고서를 그대로 베껴 표지부분만 고치고 본문 내용 중에 작년 연도를 그대로 남겨두는 보고서도 왕왕 경험하게 된다.
아홉 번째, (자기만족형) 가장 피해야 할 부분 중에 하나가 보고서를 읽는 상대방이 아니라 보고서를 작성하는 ‘나’ 위주로 작성하고 “이 정도면 됐어”라고 스스로 만족해하는 것이다. 보고서를 읽는 사람의 입장에서 보고서를 쓰는 것은 보고서 쓰기의 첫걸음이다. ‘내가 쓰고 싶은 보고서’를 쓰는 오류를 범하지 말란 이야기이다. 잘 된 보고서는 일의 내용과 결과에 대한 내 생각을 상대방이 이해하고 동의할 수 있도록 표현한 것이다. 그러기 위해서는 읽는 사람, 보고받는 사람이 아무런 설명 없이 읽기만 해도 의문이 생기지 않고 보고자의 생각을 충분히 이해할 수 있고 또 고개를 끄덕이는 그런 보고서여야 한다.
열 번째, (형식혐오형) “형식이 내용을 지배한다”라는 말이 있다. 주변에 보면 “보고서에 형식이 뭐가 중요해 뜻만 통하면 되지”라고 생각하는 사람들이 있다. 그러나 형식을 갖추지 않은 보고서는 뜻도 통하지 않는 경우가 많다. 보기 좋은 떡이 먹기 좋은 법이다. 깔끔하고 한눈에 들어오는 잘 디자인된 보고서는 초전에서 승리하는 것과 같다. 그래서 보고서는 “마치 미니스커트 입은 여자처럼 섹시하게 만들라” 하지 않던가. 보고서 쓰기 초보는 일의 내용과 결과를 표현하는 데 불과하지만 고수는 일의 내용과 결과에 대한 내 생각을 상대방이 이해할 수 있도록 제대로 표현한다.
신언서판을 갖춘 공무원이 되기를…
모든 평가에는 등급이 있다. 성과연봉에도 SABC급이 있고 한우에도 A++, A+급이 있듯이 보고서에도 고수와 하수, 중수가 있다. 지금 나의 보고서는 어떤가? 여러분은 한 페이지에 불과한 보고서 때문에 상사로부터 질책받고 스트레스에 시달리는지 아니면 복잡하고 긴 수십 쪽의 보고서를 그대로 통과시키는 고수이신가?
중국 당(唐)대 시절 관리를 등용하는 시험의 평가기준으로 ‘신언서판(身言書判)’의 4가지로 삼고 이를 갖추어야 관리로 채용하였다. 4가지 기준 중 ‘서(書)’ 기준이 바로 ‘보고서 쓰기’에 해당될 것이다. 지금도 여전히 보고서 쓰기는 공직생활 성공의 중요한 조건이다. 그간 보고서 쓰기에 스트레스 받았다면 이 글이 조금이나마 도움이 되었으면 하는 바람이며 보고서도 쓸수록 발전한다는 사실을 명심하고 보고서로 인정받는 공직자가 되기를 기대해본다.
