[지면 중계] 제1차 정부혁신 포럼 '스마트한 공간관리 혁신'

최상한 한국행정연구원장 개회사

“스마트한 공간화, 인공지능 갖추는 공간 갖추도록 다각도로 노력하겠다”

최상한 한국행정연구원장은 “주어진 공간을 어떻게 활용하는지에 따라 생산성과 효율성을 높이면서 조직문화도 새롭게 만들 수 있다”면서 “한국행정연구원도 세종시에 연구실을 만들려고 하는데 그 공간을 어떻게 만들 것인지에 대해 도움이 되는 시의적절한 포럼”이라고 의미를 부여했다.

최 원장은 “그동안 행정안전부 정부청사관리본부가 스마트한 기술을 청사 관리에 적용하는 등 다양한 노력을 해온 것으로 안다”면서 “참석하신 모든 분들에게 스마트한 정부 청사 공간혁신에 대한 인사이트와 노하우를 전달해줄 수 있는 기회가 되길 바란다”고 덧붙였다.

무엇보다 최 원장은 한국행정연구원이 적극 나서서 어떻게 하면 스마트한 공간화를 할 수 있을지 그리고 인공지능을 갖출 수 있는 공간 개념을 갖출 수 있을지 다각도로 노력해보겠다는 의지를 밝혔다.

김영미 한국정책학회 회장

“MZ공무원과 미래 세대들을 위해서도 다양하고 자유로운 공간 혁신 필요한 시점”

김영미 한국정책학회 회장(상명대학교 교수)은 “조소연 행정안전부 정부청사관리본부 본부장님께서 청사를 관리하는 입장에서 공간에 대한 부분에 관심을 많이 가져주시고 또 다른 부서의 공간 배치에 대해서도 상당한 열정을 갖고 배려해 주시는데, 상당한 열정과 배려를 해주셨다”면서 “덕분에 저도 공간이 갖는 의미에 대해서 한번 되짚어보는 중요한 자리”라고 의미를 부여했다.

김 회장은 “우리에게 있어서 공간이 갖는 의미는 예전처럼 단순히 그냥 주어진 일을 하는 하나의 장소로서의 의미가 아니라 어떤 공간의 모습이 우리에게 주어지느냐에 따라 우리가 생각하는 폭도 넓어질 수 있고, 실제 여러 가지 다양한 아이디어를 만들어낼 수 있는 최적화를 공유할 수 있는 의미있는 장이 될 수 있다”면서 “앞으로 공직에 들어오게 될 새로운 MZ세대를 넘어 공직에 들어올 미래 세대들에게 있어서 공간은 지금보다 훨씬 더 다양한 의미를 내포하고 있을 것”이라고 설명했다.

김 회장은 “최근에는 어려서부터 혼자 있는 공간에 익숙해 이런 친구들이 군생활을 하거나 약간 다른 환경이 주어지면 멘붕이 되는 이야기도 듣게 된다”면서 “공직의 공간도 지금과 같은 이런 사무실에 의존하기보다 새로운 모습으로 더욱더 다양한 접근 방법이 필요한 시기”라고 덧붙였다.

김 회장은 “최근 공간 혁신의 의미를 본격적으로 다루고자 여러 시도들이 있다”면서 “지난번 교육부 디지털교육기획관을 스마트한 업무공간 활용 시범사업으로 선정해 상당한 직원들이 스스로 찾아가는 모습을 보고 우리나라 공직자들이 더 다양하고 자유로운 공간 혁신이 필요한 시점”이라면서 “기조발표나 토론을 들으면서 다시 한번 공간혁신이 주는 의미에 대해 공부할 수 있는 좋은 기회가 될 것 같다”고 밝혔다.

조소연 행정안전부 정부청사관리본부 본부장

“‘스마트한 공간 관리 혁신’은 업무효율화, 창의성을 높이고, 직원 생산성을 높이는데 의의”

이번 포럼을 공동주최한 행정안전부 정부청사관리본부 조소연 본부장은 “청사 문제를 놓고 이렇게 연구원, 정책학회, 공무원 이러분들이 함께 모여 학제적인 연구를 하는 것에 상당한 의미가 있다”면서 “청사문제를 공개 테이블에 올려서 본격적인 논의를 한다는 것은 집단지성을 통한 더 나은 대안들을 만들고자 하는 의미가 있다”고 설명했다.

조소연 본부장은 ‘스마트한 공간 관리혁신’이라는 주제가 갖는 세 가지 의미에 대해 언급했다.

첫 번째로 “‘업무효율화’로 청사본부장이 된 후 여러 부처에서 가장 많이 요구하는 것은 공간이 비좁으니 공간을 더 달라는 요구가 지속적으로 많았고, 이런 요구를 안하는 부서가 없을 정도였다”면서 “예산이나 정원관리처럼 제한된 청사공간에 대한 배정과 배분 문제는 대단히 중요한 것인데, 부서 자체적으로 그걸 해결할 방법들을 찾지 않는데 기본적인 문제가 있다”고 말했다.

조 본부장은 “예컨대 회의실 부족문제를 많이 얘기하는데, 실국장 방을 업무 공간과 회의공간으로 구분해서 사용하면 충분히 회의공간을 수십개 만들 수 있는데 그런 방법을 체크하는 기관이 없다”면서 “청사 수급 관련 지지침이나 반영을 시켜서 앞으로 계속적으로 추진하려고 하고, 교육부나 조달청 공간혁신 컨설팅 사업을 할 때 이런 부분을 반영한 바가 있다”고 설명했다.

조 본부장은 “청사의 공간 문제는 정부 인사 조직 운영 부분의 실태를 그대로 반영하는 형태라고 볼 수 있는데, 공무원 조직이 일을 하는데 정원만 가지고 일하는 것이 아니라 공무직이라는 별도 정원이 계속적으로 들어온다”면서 “지금까지 차별하지 않는다는 관점에서 1인당 7평방미터라는 수급기준을 두었지만 정규 정원상 인정되는 정원과 동일하게 볼 수 없다는 측면에서 5평방미터로 좀 줄였다”고 설명했다. 이런 수급 기준으로 만드니까 작년과 올해 청사 신규면적 공급시 예산으로 100억원 정도의 예산을 절감했다고 덧붙였다. 더불어 “5천평방미터 이상의 공간을 요구할 때는 한 10%정도 내지 5% 정도는 공간 혁신 부분을 구상을 하라고 하면서 공간혁신부분에 드라이브를 걸고 있다”면서 “이런 식으로 공간 혁신을 행정 효율성 업무라는 방향성을 잡아 추진하고 있다”고 밝혔다.

둘째로 “청사공간혁신이라는 부분이 기존 공무원사회의 딱딱하고 권위적인 문화에서 트렌드를 바꿔서 사고의 유연성도 기르고 권력의 크기에 비례하는 것이 아니라 좀 더 다양한 사고를 하도록 창의적인 공간을 만들고, 토론을 하도록 유도하거나 이런 쪽으로 공간 혁신을 주도 하고 있다”고 말했다.

셋째로 “좋은 직장만들기 MZ세대의 새로운 사회적 트렌드를 반영해서 좀 더 직원들이 근무하기 좋고 직장에 애착을 가질 수 있도록 만족도를 높여서 좀 더 생산성을 높이는 이런 측면들도 있다”고 설명했다.

조 본부장은 이런 세가지 주안점을 가지고 "청사관리본부가 드라마틱하게 추진하지는 못했다"면서 "단적인 예로 예산 반영을 보면 1년 예산에 1억 정도 컨설팅 사업이 있고, 24년도 예산에는 5억원 정도 배정됐지만 이 부분을 한 두 개 부처 정도를 혁신할 수 있는 정도인데, 규모를 키워서 한 개의 실국들을 대상으로 해서 드라이브를 걸어서 공간혁신을 가속화시킬 수 있는 이런 쪽에 교두보를 마련해보겠다"고 의지를 밝혔다.

조 본부장은 “이런 것을 통해서 궁극적으로는 정부의 생산성을 높이고 정부의 경쟁력을 높이는 쪽으로 방향을 잡아나가려고 한다”면서 “포럼을 통해 전달해주시는 다양한 의견을 반영해 좋은 청사 관리가 되도록 하겠다”고 밝혔다.

기조발표_ 이영범 건축공간연구원 원장

‘공공청사의 공간혁신을 위한 도전과 과제’

공공청사 누가 디자인 하나?

결국 법령에 따른 근거와 기준에 따르는데, 그것의 핵심은 기존 공사비 단가, 1인당 면적 조달, 입찰 방식 이 세가지의 근거와 기준에 따라 대체적으로 공공청사가 기획되고 설계되고 있다.

정부의 종합청사는 행정안전부의 청사종합관리본부에서 주관하고 있지만 종합청사를 제외한 나머지 공공청사는 전부 기획재정부 산하에 있는 켐코에서 실제로 기획하고 마지막 단계 운영 관리를 하고 있다는 이원화돼 있는 문제점을 갖고 있다. 관리 주체의 이원화로 인한 두 주체간의 소통과 통합에 대한 논의가 필요하다.

공공청사 건립 프로세스에 보면 통상적으로 모든 것을 캠코가 주관하게 돼 있다. 국유재산법, 공유재산 및 물품관리법, 건축물 관리법, 공공건축물 사전 기획 검토 4가지 관련법에 근거해서 포괄적인 공공청사는 기획재정부의 예산을 승인받아서 결국 켐코가 예비타당성이나 타당성 조사에 근거해 사업을 진행하게 돼 있다.

정부청사관리규정 시행 규칙에 보면 대체적으로 우리가 갖고 있는 직급별로 사무실 업무 공간에 해당되는 면적 기준이 나온다. 1인당 면적기준에서 어긋나게끔 해당되는 면적들이 과도하게 책정되면 호화청사 논란에 휩싸이게 된 것이다.

공공건축 사전기획 검토에서 1.사업의 추진에 관한 사항 2.입지 및 공간에 관한 사항 3. 공공성 제고 및 품격 제고에 관한 사항 4. 디자인 및 사업관리 체계에 관한 사항을 통해 예산을 훨씬 합리적으로 사용할 수 있고, 공공청사가 갖는 공공성들을 공간을 통해 어떻게 높일 것인지 고민해야 한다.

공공청사 무엇이 문제인가?

문제는 외부가 아니라 내부에 있다. 요즘에 굉장히 많은 공공청사가 공모를 통해 채택되었다. 세종시 국책연구단지, 종로구 통합청사, 강서구청사 등 이제 대한민국의 공공청사들이 외관적으로는 전세계의 공공청사 못지 않게 혁신적인 디자인이다.

업무 방식에 따른 공간 환경이 2000년을 전후로 굉장히 많이 바뀌었다. 2000년 이전에는 장소와 조직이 중요한 가치였고, 수직적 귀속체계였다. 인적자원 구조도 선형이었고, 조직편성도 고정적이었다. 업무 유형은 단일업무, 개별적·분리된 작업, 일상적 업무라서 직급별 배치를 하고 30%의 공간 활용이 되었다.

하지만 2000년 이후 사람과 일이 중요해졌고, 수평적 독립체계로 인적자원 구조도 그물망형으로 바뀌었다. 조직편성도 유동적이고, 복합적업무와 그룹·팀작업이 많으며 창의적 지식 개발 업무가 많아졌다. 그래서 공간 점유율도 업무나 팀별 배치가 되고 100% 공간을 활용하게 되었다. 스마트폰의 앱기반으로 공간을 예약하고 활용하고 본인들이 사용한 공간을 모니터링하는 방식으로 바뀌어나간다. 구글 캠퍼스나 혁신적인 민간기업들이 굉장히 보편화된 형태로 혁신공간을 기획하고 디자인하고 그렇게 지어지고 운영되고 있다.

그런데 실제 우리가 사용하고 있는 공공건축물들의 내부 공간 조직을 보면 사실 개별적으로 막힌 구조다. 세종시의 국책연구단지의 외부는 건축적으로 뛰어나지만 내부 공간을 보면 굉장히 답답하기 그지 없는 복도가 둘러 싸여 있고, 칸막이가 되어 있는 박사급 이상 공무원들의 개인 연구실이 이렇게 구성되어 있다. 학교도 마찬가지고 대부분의 공공건축물들의 구성이 이런 타입에서 크게 벗어나지 않는다.

최근에 좋은 오피스 디자인과 관련된 여러 원칙들을 선보이고 있다. 개인의 업무 생산성이 중요시되던 시대에서 이제는 그룹의 업무효율성이나 창조적 업무 혁신을 강조하는 방식으로 업무환경이 변화되고 있는데, 이런 업무 환경의 변화가 공간적으로는 칸막이 공간보다는 오픈공간 개인의 자리를 고정하는 사람은 이제 유연하게 자리를 선택하는 형식으로 바뀌어나가고 있다. 민간기업은 이렇게 변화하고 있는데, 공공청사는 이런 변화가 더디고 있다. 이데올로기적으로는 민간기업처럼 변화해야 한다는 것을 알고 있지만 물리적으로 변화하지는 않는다. 그 밑바닥에 깔려 있는 원인은 공공청사 누가 디자인하느냐에 법령에 따른 기준과 근거에 벗어나지 않기 때문이다.

공공청사가 바뀌려면

기존에는 청사의 전용면적이 전체의 70% 정도다. 공용면적이 30%다. 그러나 이제는 공용면적인 60~70%로 바꾸고 전용면적 개인적인 사적업무 공간을 30%대로 바꿔야 한다. 점진적으로 이렇게 가야 공간이 자유도를 갖고 업무의 혁신적 창조적 공간으로 전환이 가능하다.

세종시 제2연구청사 입주예정 3개 국책연구원 구성원 설문조사를 했는데, 창의적 업무 공간에서 가장 중요한 요소가 뭐냐고 물었는데, 시각적 프라이버시를 보장하는 것이었다. 건축을 하는 사람들도 창의적 업무 공간을 위해 가장 중요한 것은 사적 영역을 보장하는 것이라고 생각하는게 현실이다. 이 현실에서 아무리 기획단계에서 공간의 혁신과 공간의 자율성을 강조해도 이 사람들의 인식이 이런 상황이라면 결코 공간을 바꾸기 어렵다.

그래서 공간을 혁신한다는 것을 공간을 어떻게 조직화하느냐의 문제보다는 공간을 사용하는 사람의 인식 전환의 문제에서 출발할 필요가 있다. 공간을 어떻게 디자인할 것인가의 문제가 아니라 공간에 어떤 가치를 담아야 할 지에 대한 공간 주권과 철학의 문제를 고민할 때 공간은 혁신이 가능하다.

공공청사를 지을 때 가장 큰 걸림돌은?

가장 큰 걸림돌은 예산이라고 하는데, 공간 혁신 차이를 만드는 힘은 예산이 아니라 상상력이다. 상상력이라는 것을 키우기 위해서는 기존의 방식에서 기획-디자인-시공의 단계를 거치는데, 디자인 설계가 중요하다고 하는데, 디자인 씽킹이라고 하는 기획단계가 굉장히 중요하다.

시공에서 새로운 가치를 만들어낼 수 있는 방법은 10%밖에 안된다. 공간의 가치를 실현할 수 있는 그 단계는 기획단계다. 여기서 가치가 결정된다. 그런데 우리는 기획단계에서 예산과 시간을 너무 인색하게 쓴다. 이 부분을 굉장히 중요하게 여기는 인식의 전환이 필요하다. 기획단계 공간 혁신을 하려면 1. 생각의 경계를 없애라 2. 공간은 기획이다 3. 발상의 전환이 필요하다는 3원칙을 가져야 한다.

2022년 한국건축문화대상 건축물 중 사회공공부문 대상을 받은 서울 신길중학교를 보면 우리가 전에 알고 있는 학교의 전형이 아니다. 학교를 한 덩어리로 구성하지 않고 학교를 쪼개고 운동장을 한가운데 두는 것에서 잘게 쪼개서 아이들이 담을 넘나들며 공부할 수 있는 이런 학교 공간의 혁신도 기획에서 나온다. 기획에서 실행될 수 있는 여러 형태의 지워체계가 필요하다.

공공청사는 어떻게 리노베이션하고 건립할 것인가?

정부 청사 관리 본부의 2023년 1월 9일 보도자료에 키워드가 스마트 업무 공간, 스마트보안, 시민개방, 사용자 중심, 탄소중립 키워드가 있는데, 기존 청사를 어떻게 혁신하고 향후 지어질 청사들을 어떻게 건립할것인지 내용을 들여다보면 결국 청사를 누가 디자인하는가 법령에 따른 기준과 근거에서 벗어날 수 있는가 어느 정도 까지 실현할 수 있을지 답이 나올 것이다.

정부청사의 새로운 혁신적인 청사의 설립이 있었고, 그럼에도 불구하고 공간의 내부적인 만족도에 따라 어떻게 리모델링할지 고민이 남아있는데, 공공건축물은 대한민국의 건축 중 3%에 불과하다. 공공건축물의 안에 보면 국가소유 자산이다. 심각한 문제 중 하나가 2017년 12월 기준 우리나라 20년 이상 노후화된 공공건축물이 46.9%다. 향후의 공공청사를 어떤 방향으로 가져가야 하냐면 1. 녹색건축/그린리모델링 2. 지역자산화 3. 스마트공공청사 과제를 가지고 있다. 첫 번째 어젠다에 대해 말하면 건물 분야 연간 전세계 온실가스 배출량의 약 50%를 차지한다. 파리기후협정 이후 NDC 목표 중 건물 부문 온실가스를 2018년 5200만톤에서 2030년 3500만톤으로 감축하려고 한다. 굉장히 어마 어마한 숙제를 안고 있는데, 법제도를 통해 구현하는데, 올해부터 연면적 1000제곱미터 이상 공공건축물에는 제로에너지빌딩을 의무화해야 한다.

최근 서울 정수초등학교가 한옥교실을 만들었는데 한국임업진흥원 연구결과 18평짜리 한옥을 한 채 짓는데 들어가는 목재 사용량이 36세제곱미터 정도 되는데, 이 목재가 흡수하는 탄소저장량은 9톤 정도가 된다. 이것은 소나무 1084 그루가 1년 6개월 동안 흡수하는 이산화탄소 양이다. 앞으로 건물을 신축하거나 리모델링할 때는 건축자재를 적극적으로 친환경 목재로 전환하는 것이 필요하다.

국유재산법과 공유재산 및 물품관리법에 근거한 공급 중심의 공공청사가 갖는 한계를 극복하고 4차산업시대의 기술의 전환과 저출산고령화로 인한 사회변화, 그리고 기후위기와 같은 글로벌 어젠더에 능동적으로 대응하기 위한 공공청사의 공간 혁신을 이룩하려면 1.시대적 전환기의 공공청사의 새로운 미래상 모색 2.유연성, 친환경성, 이동성, 공간만족도에 기반한 스마트 업무 공간 3. 기후위기로 인한 공공건축물의 제로에너지건물 의무화 4.지역사회와의 접점을 늘리기 위한 공공청사의 복합화 및 다기능화 5.인공지능과 모빌리티의 변화로 인한 스마트 건물시스템으로의 전환이 필요하다.

미래 가치에 능동적으로 대응할 수 있는 공공청사의 스마트 공간혁신을 구현하기 위해서 공공청사를 조성하는 기획단계에서부터 유지관리까지 그리고 신축에서부터 노후화된 공공청사의 리모델링까지를 포괄하는 공공청사의 생애주기별 종합적 자산 관리 시스템을 제안한다.

공공건축물의 생애주기별 종합적 자산 관리 계획은 1.수요대응형 공공시설 총량 적정화 추진 2.복합화 및 다기능화의 적극적 추진 3.미이용 저이용 토지 및 건축물의 적극적 활용 4.기존 시설 성능 제고 및 그린리모델링을 위한 체계적인 정비 사업 추진 5.공공시설 자산관리의 효율화 6.공공청사 및 국공유시설과의 기능 및 이용의 연계성강화를 해야 한다.

공공청사는 근거조직에서 가치혁신으로, 공급중심에서 행위 운영으로 표준에서 다양성으로 패러다임을 변화시켜야 한다.

좌장_김성렬 전 행정자치부 차관

"공간혁신은 공직자들의 일하는 방식을 혁신하고 국민에 대한 정부 서비스 질 개선시켜"

기조발제를 마친 후 김성렬 전 행정자치부 차관을 좌장으로 발표와 토론이 이어졌다.

김성렬 차관은 “한국행정연구원의 올해 첫 혁신 포럼 주제를 ‘공간혁신’으로 선정한 것은 정말 의미가 있다”면서 “공간혁신이 중요한 이유는 때로는 형식이 내용을 결정하는데, 물리적 구조를 바꾸는 것이 아니고 그 안에 일하는 공직자들이 일하는 방식을 혁신하고 그것을 기반으로 국민에 대한 정부의 서비스의 질을 바꾸는 것이기 때문에 의미가 있다”고 밝혔다.

김성렬 차관은 많은 사람이 참여했지만 “특히 월간 《지방정부》도 지자체 공간 혁신에 관심이 많고 현재 국민의힘 당대표를 하시는 김기현 대표님이 울산시장으로 계실 때 지자체장들과 토론회를 한 기억도 난다”면서 “오늘도 잊지 않고 어떻게 아시고 관심을 갖고 취재를 와주셨는데, 특집으로 잘 좀 실어서 많은 지자체 공무원들과 단체장들이 관심을 갖게 해주시면 좋겠다”고 당부했다. (월간 지방정부 좌담회 기사링크)

김 차관은 “앞으로 연구원과 함께 우리 청사본부가 잘 협업해서 이런 기회를 많이 만들어주시고 오늘이 아마 그런 큰 시사점을 주는 출발점이 되는 의미있는 자리가 될 것”이라고 밝혔다.

첫번째 발표자_김홍진 전 KT사장

공간혁신으로 사람과 일하는 방식 바꾸기

KT에서 근무할 때 행정자치부 조직실장이던 김성렬 차관님과 인연이 되었는데, 2014년 직장생활을 끝내고 사회에 기여하는 일이라 여겨 일하는방식 혁신을 위해 자문, 강의하며 공공기관 공간 컨설팅을 해왔다. 우선 좀 더 실질적으로 공간을 어떻게 바꾸자는 이야기를 해보고자 한다. 두 번째는 최근에 진행하고 있는 의정부시의 사례를 보며 이게 왜 이렇게 힘든 일인지 그런 이야기를 해보겠다.

우리나라는 인구구조가 급격하게 바뀌고 있고, 기술혁신의 물결이나 이런 것은 많은데, 사회적인 수용도가 너무나 떨어진다. 이게 굉장히 큰 문제다. 디지털트렌스포메이션도 엄청나게 강조하는 나라 중 하나인데, 안되는 이유가 결국은 사람이다. 팬데믹, 고물가, 고금리, 고환율로 우리나라가 엄청난 파괴적 물결이 우리나라에도 덮치고 있다.

그런데 제가 공직사회를 살펴보면 첫째는 공직자들은 날카로운 질문을 받아본 적이 없는 사람이라는 느낌이 제일 크다. 민간에서 경험하고 서양 사람들에게 질문 받아본 것과 같은 날카로운 질문을 받아본 적이 없고 두루뭉실한 질문만 받아봤다. 칸막이 문화가 엄청나게 심한데. 더 심각한 것은 그것을 조율하는 능력이 없다.정부에는 국무조정실이 있지만 민간의 시각이나 외국에서 일한 시각으로 보면 조율 능력이 없다. 결국 공간 하나 바꾸는 것도 간단한 것이 아닌 게 설계해준 사람의 생각대로 가는 것이 아니다. 그 안에 관계된 스테이크 홀더들이 너무나 많다. 예산 쓰는 사람, 건축하는 사람 그것을 사용하는 사람 사이에서 칼자루를 가지고 조율하는 사람이 없다. 그러니까 힘들다. 그 다음에 하는 일의 목표가 명확하지 않다. 집행하는 것에 우선순위를 두고 한다.

일하는 방식을 결국은 바꿔야 하는데, 뭘 어떻게 바꾸냐? 지금까지 해온 방식대로는 안 된다. 지금까지는 각자한테 각 부서한테 주어지는 일을 열심히 집행하는 것이 방식이다. 그래서 삼성전자를 과거에는 ‘관리의 삼성’이라고 했다. 지금은 관리가 필요한 시대가 아니다. 미래 방식으로 해야 한다. 문제를 같이 정의하고 같이 해결하는 방식으로 가야 한다. 그래서 개인별로 프라이버시를 주어지는 상태에서는 해낼 수 없다. 그래서 중요한 것이 협업, 소통, 집단지성으로 해서 결국 창의를 같이 해내는 방식으로 바꿔야 한다.

이것을 하기 위해서 공간혁신을 중심으로 바뀌어야 하는데, 맹모삼천지교( 孟母三遷之敎)와 똑같다. 아이를 잘 키우기 위해서 좋은 환경을 갖게 하기 위해 맹모삼천지교를 하는 것이다. 공간도 그런 맥락에서 일하는 방식을 바꾸게 하려면 일을 그런 방식으로 할 수 있는 환경을 받쳐줘야 한다. 우리나라와 서양교육이 다른 것이 우리나라는 위에서 짓누르고 훈시하고 그러는데 서양 사람은 그런 환경을 만들어주면 그 안에서 이뤄진다고 믿는다.. 칸막이 문화, 위계질서, 관료주의, 끼리 끼리 문화, 의전 문화에서 개방, 수평, 소통, 협업, 창의, 집단지성, 자유, 민주, 공유로 바꾸자는 것이다.

그러기 위해서는 공간도 개방형으로 만들어야 하고, 여태까지는 높은 사람은 굉장히 큰 사무실과 회의실이 있는데 직원들은 커피를 마실 데도 없다. 공공기관에서 없어져야 말 중 하나가 ‘내 방으로 다 모여라”는 말이다. 다 같이 어떤 방으로 모여 이렇게 해야 한다는 것이다. 왜 높은 사람은 엄청난 회의실을 가지고 이리로 다 모여 이 말을 없애야 겠다는 그러려면 기능이 굉장히 다양한 사무실로 바꿔야 한다. 사유 공간은 줄이고 공동으로 쓰는 공유공간은 확대해야 한다. 가변이 중요한데, 조금씩 변경할 수 있는 것과 미래 전환이 가능할 수 있도록 해야 한다.

농어촌공사는 건물 전체를 바꾸는 기회가 있었는데, 최근에 의정부시에 워킹그룹을 만들어 일하는 방식을 제가 생각하는 방식으로 바꾸어서 초기에는 매주 제가 가서 직원들과 토의하고 해서 이제는 월 1회 정도 가서 그동안 한 것을 리뷰한다. 자기들끼리 실천과제를 42개를 선정해서 집행하고 점검한다. 의정부시가 무엇을 하든지 간에 추구해야 할 가치가 있다면서 업무효율성, 비용민감성, 친환경, 직원들의 삶의 질 향상으로 세웠다. 그런 것을 변화시키려면 공간만 가지고 안되고 제도, 문화, IT, 공간으로 두었다. 공간을 영어로 Space라고 하는데 Workplace라는 말을 사용한다. Workplace는 제도, 문화, IT, 공간을 다 아우르는 개념이고 Space는 단순히 건축에서 쓰는 공간 개념이다. 그래서 의정부시는 개방, 소통, 창의, 협업하는 업무 방식으로 바꿔나가려고 한다.

그 중에 중요한 것은 제도에서는 사전회의제 실시로 필요하면 회의해서 한번에 끝내도록 하고 종이 출력하는 것을 하지 말자 대신 IT 장비를 설치해서 종이 프린트를 하지 말자고 했다. 실천과제로 문화적으로 퇴임식을 간소화하고 자리 바뀌었다고 화환하는 것을 줄이도록 했다. 중요한 것이 신박한 정리라고 해서 불필요한 캐비닛을 치우고 문서 등을 비우도록 했다. IT관련해서는 영상회의 활성화하고 전자보고를 위한 IT기기를 보급하고 스마트TV를 활용한 전자보고 체계를 세우자는 것이다.

의정부시에 가서 놀란 것은 스마트 게이트라고 해서 밖에 있는 사람이 함부로 들어가지 못하도록 했다. 그래서 이것부터 다 뚫도록 했다. 공간을 갤러리로 바꿨다. 시민들이 와서 볼 수 있도록 했다. 엄청나게 위압적인 시장실에 있는 소파들을 치우고 기업의 40대 CEO 이미지로 바꾸라고 했다. 시장 책상을 단초롭게 바꾸고 회의실 공간으로 카페모습을 보이도록 했다. 부시장실도 마찬가지로 바꾸었다. 공유사무실도 만들고 휴식공간도 만들었다. 위압적인 회의실을 전부 없애고 간단한 것으로 하고 하나는 모듈화로 이렇게 해서 바꿨다. 사무실도 칸막이도 낮추고 진행했다. 전형적인 관공서 사무실을 다 무너뜨리기 위해 벽을 다 뜯고 국장은 퍼스널 책상만 두게 하고 회의실공간으로 바꾸고 국장 방도 유리로 만들었다. 국장도 밖에 무슨 일이 일어나는지 다 볼 수 있도록 했다. 과장들을 다 유리 칸막이로 해서 가운데로 모았다. 팀장 자리는 따로 두지 않고 일반 직원과 똑같이 두었다. ‘One of Them’인 것이다. 회의실이 많이 생기고 민원 상담실도 생기고 직원 라운지도 생기고 폰부스와 집중업무공간도 있다.

컨트롤 기능을 생각해야 한다. 정부의 총 컨트롤하는 정부청사관리본부가 있어도 잘 안된다. 다양한 이해관계자들이 엉뚱한 소리를 하고 예산이 없다고 하고 법도 만들어야 하지만 그 컨트롤을 할 것인가가 중요하다. 그나마 의정부시는 그 컨트롤을 저에게 주셔서 가능한 것이었다. 컨트롤 기능이 굉장히 중요하다.

두 번째로, 서정호 정부청사관리본부 청사기획과장이 2017년부터 시행하고 있는 「스마트한 업무공간 활용 시범사업」을 소개했다. 해당 사업은 자율좌석 운영, 실․국장 회의실 공유, 수평적 자리 배치 등을 통해 여유 공간을 확보하고 여유 공간을 직원들의 소통․협업․편의 공간으로 조성하는 미래지향적 업무환경 활용 사업이다. 2021년에는 조달청, 2022년에는 교육부를 대상으로 사업을 완료하고, 2023년에는 통일부‧산림청을 시범사업 대상 기관으로 선정하여 추진하고 있다.

세 번째로, 김경환 정부청사관리본부 관리총괄과장이 효율적이고 체계적인 청사 관리를 위한 법률 제정 진행 상황을 설명했다. 정부청사관리본부는 정부청사 보안 ‧ 방호를 강화하고 효율적 ‧ 체계적인 정부청사 공급 및 관리, 수요자 중심의 스마트한 청사관리 체계 구축을 위한 법적 기반을 마련할 방침이다.

마지막으로, 발표된 사례를 토대로 공무원 및 민간 전문가들이 정부 정책의 방향성 및 발전 방안을 논의했다.

김 차관은 토론을 마친후 마지막 발언에서 “청사관리법 법률 제정을 하게 된 것은 정말 잘 했지만 좀 아쉬운 점은 중앙행정기관만을 대상으로 하고 적용범위에서 지자체와 헌법기관은 참고한다고 되어 있다는 점”이라며 “반드시 후속 의원입법을 통해서라도 지자체를 포함한 모든 헌법 기관이 다 적용되도록 해야 한다”고 말했다.

더불어 김 차관은 “청사의 개념 정의를 눈으로만 보이는 정부청사만 합동청사가 아니고, 집을 비롯해 일을 하기 위한 여러 시설들도 청사일 수도 있는 만큼 그 개념을 넓혀야 한다”면서 “이왕 법을 만든 만큼 청사를 연구하고 컨설팅하고 사후적으로 확인하는 규정을 넣으면 좋겠다"고 의견을 제시했다.

말미에 김 차관은 “우리가 흔히 혁신은 혁명보다도 더 어렵다고 하는데, 혁명은 어느 한 순간 이루어 질 수 있지만 혁신은 끝이 없는 항상 진행되는 진행형이기 때문에 더 어려운 것 같다”면서 “그렇지만 조소연 본부장님을 비롯한 과장님들이 혁신적인 분들이기 때문에 마음을 잘 모아서 또 연구원에서 지속적인 연구로 뒷받침해주셔서 공간혁신과 일하는 방식, 조직문화 경쟁력을 높이는 큰 변화와 성과를 만들어주시기를 기대한다”고 말했다.

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