‘일이 끝나지 않는다’, ‘내 기획안은 늘 통과되지 않는다’, ‘내 제안이 윗선에 제대로 전해지지 않는다’는 사람이라면 이 책에 주목하자. 세계 일류 기업에서 배운 서류 한 장으로 요약하는 기술은 당신의 업무 능력을 한 층 더 향상시켜 줄 것이다.
종이 한 장으로 요약하는 기술이 왜 필요한가?
상사가 봐야 할 보고서는 수십 개. 관리자들은 외부 미팅, 회의 참석 등 보고서 하나도 집중적으로 볼 시간이 부족해 요약본 별첨을 활용한다. 이때 얼마나 효과적으로 핵심적인 내용이 잘 요약되어 있는지에 따라 이후 업무 추진의 결과가 달라질 수밖에 없다. 넘쳐나는 데이터 홍수 속에서 사는 현대인에게 요약의 기술이 있느냐 없느냐는 곧 성공과 실패의 잣대가 될 수 있다.
매주 1회, 팀별로 열리는 스케줄 회의 때 상사와 열 명이 넘는 사원 앞에는 팀 전원의 업무 진행 상황이 정리된 한 장의 서류가 있다. 상사 와의 사소한 협의 때에도 팀원은 반드시 한 장의 종이를 지참한다. 몇 시간이 걸리는 주요 회의라도 의사록은 A3, A4 종이 한 장뿐이다. 이처럼 토요타에서는 무슨 일이든 기본적으로 반드시 ‘한 장’이 있다.
취업 빙하기 시대, 일본 내 입사 희망 1위 기업인 토요타에 ‘종이 한 장’으로 입사해, 토요타의 독자적인 ‘한 장’으로 일하는 기술을 터득한 저자 아사다 스구루는 입사 4년차에 미국 주재 근무 중 건강 때문에 휴직하게 된 것을 계기로 ‘한 장’으로 목표 달성과 시간 단축을 모두 이루어 400시간이 넘었던 야근 시간을 제로(zero)까지 줄였다. 당시 업무는 토요타의 홈페이지 관리. 홈페이지를 컴퓨터 화면 ‘한 장’에 들어가는 심플한 사이트로 개선해 기업 사이트 랭킹에서 일본 최고의 평가를 얻게 된다.
업무에 관한 정보를 아무리 깔끔하게 한 장의 서류로 요약해도 제 기능을 하지 않으면 단순한 종잇조각에 불과하다. 예를 들어 기획서라면 직속 상사나 임원, 대표 등에게 진행하라는 결재 사인을 받을 수 있는 내용으로 되어 있어야 그 가치가 있다. 영업 보고서라면 현지에 가지 않은 상사라도 영업 내용을 파악할 수 있는 내용으로 되어 있어야만 한다. 회의에 출석하지 않은 사람이 읽어도 회의 내용을 파악할 수 있도록, 또한 출석자가 나중에 회의 요점을 명확히 알 수 있도록 만들 필요가 있다.
이처럼 어떤 서류의 경우든 반드시 해야만 하는 역할이 있다. 통과되지 않는 기획서는 몇 백 장을 써도 의미가 없다. 영업 내용을 파악할 수 없는 영업 보고서도, 회의의 중요한 포인트를 파악 하지 못한 의사록도 의미가 없다. 그렇다면 어떻게 해야 업무에 도움이 되는 한 장, 살아 움직이는 한 장이 될까?
종이에 적어 보면 ‘안다’와 ‘모른다’가 보인다
상대방에게 뭔가를 전달하고 싶을 때 가장 빠르고 효과적인 수단은 말이라고 생각하는 사람이 의외로 많다. 그러나 말보다 단 한 장의 종이가 훨씬 쉽고 간단하게 상대방에게 필요한 정보를 전달할 수 있다.
종이와 펜을 준비해 보자. 그리고 평소 자주 사용하는 물건을 그려보자. 물론 아무것도 보지 않고 말이다. 과연 얼마나 정확하게 그릴 수 있을 까? 대부분의 사람이 바로 그림을 그릴 수 없을 것이다. 실제 손으로 적어보면 정말로 알고 있는지 모르는지, 어느 정도 알고 있는지가 잘 보인다. 다시 말해 어떤 대상에 대한 이해도를 알 수있다.
토요타에 입사한 지 얼마 되지 않을 때였다. 상사에게 “조금 전 회의 내용을 한 장으로 요약해 줘”라는 지시를 받았다. 하지만 당시 신입사원이 었던 나는 회의 내용을 100% 완벽히 이해하고 있지는 못했다. 상사는 나에게 완벽하지 않아도 되니까 할 수 있는 데까지 해 보라고 했다. 막상 서류에 요약할 내용을 적다 보니 생각했던 것보다 더 쓰지 못해 놀랄 수밖에 없었다. … 내가 만든 한 장은 내 머릿속 그 자체였다. 제대로 이해 하지 못한 부분은 여실히 드러났다.
당신에게 필요한 것은 3색펜과 종이 한 장
정보를 효과적으로 정리하려면 도대체 어떻게 하면 될까? 한 장으로 요약하는 기술을 익히기 위해서는 다음의 세 가지 재료가 필요하다.
① 주제
② 3색(녹색, 파랑, 빨강 )펜
③ 한 장의 종이
우선 주제에 대해 알아보자. 주제, 다시 말해 ‘무엇에 대해서’인지를 처음에 정해 두면 누구나 그 틀 속에서 필요한 정보를 취사선택할 수 있게 된다. 구글이나 야후 등의 검색창에 넣을 키워드와 같은 것이라고 생각하면 쉬울 것이다. 필요한 정보를 요약하기 위해서는 우선 ‘주제를 정하는 것’이 선결 과제다. 그리고 주제와 관련된 내용을 찾는다. 이것이 정보를 정리하기 위한 첫걸음 이다. 하지만 도출된 검색 결과를 어떤 형태로든 정리하지 못하면 이후 ‘생각을 요약하는’ 과정으로 옮겨갈 수 없다. 이때 사용하는 것이 ‘액셀1’ 이다.
액셀1의 사용법은 간단하다. 우선 노트에 녹색 펜으로 4개부터 많게는 32개까지 자유롭게 줄을 그어, 네모칸을 만든다. 액셀1의 틀이 완성되면 왼쪽 위에 날짜와 주제를 적는다. 틀과 주제는 정보를 정리하거나 생각을 요약할 때의 구조가 된다. ‘구조는 녹색으로 적는다’는 동작을 규칙으로 정해둠으로써 우선은 큰 틀을 파악한 다는 사고 회로를 만들 수 있다. 주제를 적은 뒤에는 주제에 대한 답이나 머리에 떠오르는 키워드를 파란펜으로 적으며 틀을 채워 나간다. 틀을 다 채웠다면 빨간펜으로 선택하지 않을 것또는 필요없는 것들을 하나씩 지워나간다.
바로 이것이 생각을 요약하는 과정이다. 가장 중요한 포인트는 빨간펜으로 키워드를 적으면서 행한다는 ‘동작’에 있다. 우선 녹색펜으로 틀을 만들고, 발전시켜 그 안에 파란펜을 사용해 머릿속 정보를 정리한다.
이어서 빨간펜으로 적은 정보에 대한 사고를 발전시킨다. 종이에 적기 때문에 머릿속의 뒤죽박죽된 정보가 정리되고, 종이를 보면서 하기 때문에 생각이 달아나지 않아 집중할 수 있다. … 평소에 생각을 요약하는 작업이 서툰 사람들은 머릿속에서만 하려고 하기 때문에 사고가 진전 되지 않는 것이다.
액셀1의 틀을 만들어 키워드를 적을 때 작성하는 시간을 미리 정해두어야 한다. 예를 들어 8 개의 틀이 있다면 주제가 적혀 있는 한 개를 제외한 나머지 7개의 틀을 메우는 시간 기준은 1분이다. 1분이 지나도 모두 메우지 못했다면 일단 그 상태에서 작성을 멈춰야 한다. 시간을 정하지 않으면 쓸데없이 계속 생각만 하고 요약이 되지 않기 때문이다. 애초에 파란펜으로 키워드를 적는 작업은 생각을 요약하는 과정이 아니라 정보를 정리하는 과정이다.
시간제한을 두는 또 하나의 이유는 눈앞의 작업에 좀 더 집중할 수 있기 때문이다. 시험이나 프레젠테이션 등이 다가왔을 때 가장 집중할 수있는 타이밍이 언제였는지 떠올려 보기 바란다. 아마도 바로 전날일 것이다. 벼랑에 서게 되면 쓸데없는 것을 생각할 여유가 없다. 대신에 목적 달성을 위한 집중력이 높아진다.
자신만을 위해 만든 기획안은 통과되지 않는다
요약할 때에는 반드시 처음에 마주해야만 하는 질문이 있다. 바로 ‘무엇을 위해 이 한 장을 작성하는가?’다. 당신이 앞으로 작성하려고 하는 서류가 무엇을 위한 것인지 그 목적을 명확하게 하고 요약 작업에 들어가야 하는 것이다.
무엇을 위해 작성하는지를 생각하려면 우선 작성하려고 하는 서류를 읽는 사람이 누구인지 명확히 해야 한다. 읽는 사람이 명확해지면 다음 단계는 그 상대에게 어떤 반응을 끌어내고 싶은지 생각한다. 이처럼 한 장에는 반드시 읽는 상대, 혹은 전달할 상대가 있다. 그리고 그 상대가 기대한 반응이나 행동을 해 줄 때 비로소 살아있는 자료가 된다.
실제 프레젠테이션 자료를 만들 경우를 예로 들어 보자. 화장품회사에 입사한 A씨가 상사에게 신상품 기획에 대해 발표하게 되었다. 우선 생각해야 할 것은 ‘왜 이 자료를 작성하는 가?’이다. 자료를 읽는 사람과 목적이 명확하지 않다면 액셀1을 활용해 ‘읽는 사람은 누구인가?’, ‘목적은 무엇인가?’라는 주제를 왼쪽 위에 적고 남은 칸에 각각 생각나는 답안을 적는다.
이어서 ‘발표를 할 때 사람들이 무엇을 질문할 것인가?’에 대해서도 액셀1을 활용한다. 녹색 펜으로 주제를 적고 그에 대한 답을 파란 펜으로 적어나간다. ‘읽는 사람이 가장 알고 싶어 하는 것은 무엇일까?’를 생각하며 비슷한 상황에서 상사가 어떤 것을 물었는지 떠올려 보자. 만약 읽는 사람이 가장 알고 싶어 하는 정보가 ‘이 상품의 강점은?’이라고 한다면 그 질문에 대해 다시 액셀1을 사용해 답을 찾는다. 마찬가지로 새롭게 떠오르는 의문이나 대답이 여러 가지 나올 것 같은 것들은 다시 액셀1을 만들어 요약하는 작업을 하자.
기본적으로 모두 알고 싶거나 알아야만 하는 내용에 대해서는 누구나 가능한 한 빠르고 정확하게 이해하고 싶어 한다. 그것은 서류를 읽는 사람도 마찬가지다. 따라서한 장으로 요약할 때에는 ‘한 마디로 말하자면?’ 이라는 질문이 중요한 열쇠가 된다. ‘이 상품의 강점은?’이라는 주제에 대해 요약할 때는 이 상품의 강점을 한 마디로 말하자면 어떻게 되는지 생각하면 된다.
종이를 보며 상품의 강점이라고 생각하는 부분에 빨간 펜으로 동그라미를 친다. 순위를 정하기 힘들고 하나로 요약할 수 없는 경우에는 최대 세 개까지 골라도 된다. 이를 토대로 상품의 강점을 정리해 논리적으로 설명할수 있고, 또 서로의 공통점을 찾아 한 마디로 요약할 수 있는 포인트가 발견되는 경우도 있기 때문이다.
기회를 놓치지 않는 사람들이 하는 것
많은 사람이 자신의 생각이 제대로 ‘전달되지 않는다’는 고민을 안고 있는 이유는 애초에 생각을 전달하기 전에 요약을 하지 않았기 때문이다. 그렇다면 왜 생각을 요약할 수 없는 것일까? 그이유는 바로 생각할 토대가 되는 정보를 정리하지 않은 채 바로 생각하려고 하기 때문이다.
액셀1을 이용해 생각을 요약하는 순서를 몸에 익히면 이해하기 쉽게 전달하는 것은 충분히 가능하다. 다만 한 장의 기능을 좀 더 높이고 한층 더 상대에게 쉽게 전달하려면 전달하는 방식 에도 요령이 필요하다.
토요타에서 근무할 때 내 고민 중 하나는 상사 들이 너무나 바쁘다는 것이었다. 내가 담당했던 업무는 우리 부서뿐만 아니라 타 부서의 결재를 받지 않으면 진행시킬 수 없는 안건이 여러 개있었다. … 내 주변에 있는 순조롭게 일을 진행 시키는 선배나 일을 잘한다고 인정받는 선배를 자세히 관찰했다.
그들은 공통적으로 사소한 ‘동작’을 하고 있다는 것을 깨달았다. 그것은 ‘서류를 보여주면서 손가락으로 가리킨다’는 것이었다. … 서류를 보여 주면서 손가락으로 가리키는 것은 정말 사소한 동작이다. 그러나 이 사소한 동작으로 이전보다 상사의 주의를 확실히 끌 수 있었고 전달력도 크게 향상되는 것을 실감했다.
마찬가지로 한 장의 내용을 전달할 때에도 우선 이야기의 구조를 상대에게 보여주는 것이 좋다. 특혜 효과가 좋은 말은 ‘한 만디로 말하자면’과 ‘이유는 세 가지가 있습니다’이다. 이야기의 방향을 알 수 있으면 듣는 사람은 좀 더 편안하게 경청한다. 전달하는 데 서툴다는 자의식이 강한 사람일수록 이러한 구조 문구를 사용하는 데 익숙하지 않다.
엄청나게 늘어난 정보에 비해 개개인이 필요한 정보를 걸러 내고 압축하는 기술은 오히려 전보다 현저히 떨어지고 있다. 상사에게 보고하기 위한 기획서, 취직 시험 때의 입사지원서, 승진 시험의 소논문, 전직 때의 이력서 등 단 한 장의 종이가 인생을 좌우하는 경우가 있다. 이 ‘한 장’ 을 잘 작성하기 위해 필요한 것은 정보를 정리 하고 자신의 생각을 요약해 전달하는 능력이다.
‘종이 한 장으로 요약하는 기술’은 다르게 표현 하면 생각 정리법이라고 할 수 있다. 어떻게 생각을 정리하고 정보를 요약해 효과적인 서류로 전달할 수 있을까. 보고서, 기획서 등 각종 서류 작성으로 고민하는 직장인을 위한 ‘한 장 솔루션’에 주목하자.
